Kế hoạch Thu thập Dữ liệu KPI

Kế hoạch Thu thập Dữ liệu KPI Chi tiết

1. Tổng quan về Thu thập Dữ liệu KPI

1.1. Mục tiêu của Kế hoạch Thu thập Dữ liệu

Kế hoạch thu thập dữ liệu KPI được thiết kế nhằm đạt được các mục tiêu sau:

1.2. Nguyên tắc Thu thập Dữ liệu

2. Loại Dữ liệu cần Thu thập theo Bộ phận và Vị trí

2.1. Dữ liệu KPI Công ty

KPI Loại dữ liệu cần thu thập Nguồn dữ liệu Tần suất thu thập Người chịu trách nhiệm
Doanh thu Doanh thu thực tế Hệ thống kế toán, ABMS CRM Hàng ngày, tổng hợp hàng tháng Kế toán trưởng
Lợi nhuận Lợi nhuận thực tế Hệ thống kế toán Hàng tháng Kế toán trưởng
Tỷ lệ tăng trưởng khách hàng Số lượng khách hàng mới, Tổng số khách hàng ABMS CRM Hàng tháng Trưởng BP Phát triển KD
Chỉ số hài lòng của khách hàng (NPS) Điểm đánh giá từ khách hàng Khảo sát khách hàng, ABMS CRM Hàng quý Trưởng BP Phát triển KD
Tỷ lệ giữ chân nhân viên Số nhân viên nghỉ việc, Tổng số nhân viên Hệ thống HR Hàng tháng HR Leader
Phát triển sản phẩm/dịch vụ mới Số lượng sản phẩm/dịch vụ mới ra mắt Báo cáo dự án Hàng quý SD Leader

2.2. Dữ liệu KPI Bộ phận Phát triển Kinh doanh

KPI Loại dữ liệu cần thu thập Nguồn dữ liệu Tần suất thu thập Người chịu trách nhiệm
Doanh thu bộ phận Doanh thu thực tế của bộ phận ABMS CRM, Hệ thống kế toán Hàng ngày, tổng hợp hàng tháng Trưởng BP Phát triển KD
Số lượng khách hàng mới Số lượng khách hàng mới ký hợp đồng ABMS CRM Hàng ngày, tổng hợp hàng tháng BD Leader
Tỷ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng Số lượng lead, Số lượng khách hàng mới ABMS CRM Hàng tuần, tổng hợp hàng tháng Marketing Manager
Tỷ lệ giữ chân khách hàng Số khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ, Tổng số khách hàng ABMS CRM Hàng tháng Client Success Leader
Chỉ số hài lòng của khách hàng Điểm đánh giá từ khách hàng Khảo sát khách hàng, ABMS CRM Hàng tháng Client Success Leader
Chi phí thu hút khách hàng (CAC) Chi phí marketing, Chi phí bán hàng, Số lượng khách hàng mới Hệ thống kế toán, ABMS CRM Hàng tháng Marketing Manager

2.3. Dữ liệu KPI Bộ phận Thiết kế giải pháp

KPI Loại dữ liệu cần thu thập Nguồn dữ liệu Tần suất thu thập Người chịu trách nhiệm
Tỷ lệ dự án hoàn thành đúng hạn Ngày hoàn thành thực tế, Ngày hoàn thành dự kiến Hệ thống quản lý dự án Theo dự án, tổng hợp hàng tháng SD Leader
Chất lượng giải pháp (đánh giá nội bộ) Điểm đánh giá từ đội ngũ nội bộ Form đánh giá nội bộ Theo dự án SD Leader
Mức độ hài lòng của khách hàng Điểm đánh giá từ khách hàng Khảo sát khách hàng Theo dự án Project Manager
Tỷ lệ lỗi sau triển khai Số lượng lỗi, Số lượng tính năng Hệ thống quản lý lỗi Theo dự án Project Manager
Số lượng tính năng mới/cải tiến Số lượng tính năng mới/cải tiến đã triển khai Hệ thống quản lý dự án Hàng tháng SD Leader
Tối ưu hóa quy trình thiết kế Thời gian thiết kế trước và sau tối ưu Báo cáo dự án Hàng quý SD Leader

2.4. Dữ liệu KPI Bộ phận Lập trình

KPI Loại dữ liệu cần thu thập Nguồn dữ liệu Tần suất thu thập Người chịu trách nhiệm
Tỷ lệ code hoàn thành đúng hạn Số task hoàn thành đúng hạn, Tổng số task Hệ thống quản lý dự án (Jira) Theo sprint Dev Leader
Chất lượng code (code review) Điểm đánh giá code review Hệ thống quản lý mã nguồn (Git) Theo sprint Dev Leader
Tỷ lệ lỗi sau triển khai Số lượng lỗi, Số lượng tính năng Hệ thống quản lý lỗi Theo release Dev Leader
Tốc độ giải quyết lỗi Thời gian từ khi phát hiện đến khi sửa lỗi Hệ thống quản lý lỗi Theo lỗi, tổng hợp hàng tháng Dev Leader
Tối ưu hóa hiệu suất hệ thống Các chỉ số hiệu suất trước và sau tối ưu Công cụ đo hiệu suất Hàng quý Dev Leader
Đóng góp vào cải tiến quy trình Số lượng đề xuất cải tiến được áp dụng Hệ thống quản lý đề xuất Hàng quý Dev Leader

2.5. Dữ liệu KPI Bộ phận Hành chính

KPI Loại dữ liệu cần thu thập Nguồn dữ liệu Tần suất thu thập Người chịu trách nhiệm
Độ chính xác của báo cáo Số lỗi trong báo cáo, Tổng số báo cáo Kiểm tra báo cáo Hàng tháng Chief Accountant
Thời gian hoàn thành báo cáo Ngày hoàn thành báo cáo, Deadline báo cáo Hệ thống quản lý tài liệu Hàng tháng Chief Accountant
Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn Số công việc hoàn thành đúng hạn, Tổng số công việc Hệ thống quản lý công việc Hàng tháng HR Leader
Tỷ lệ giữ chân nhân viên Số nhân viên nghỉ việc, Tổng số nhân viên Hệ thống HR Hàng tháng HR Leader
Chỉ số hài lòng của nhân viên Điểm đánh giá từ nhân viên Khảo sát nhân viên Hàng quý HR Leader
Tối ưu hóa chi phí vận hành Chi phí vận hành trước và sau tối ưu Hệ thống kế toán Hàng quý Chief Accountant

3. Phương pháp Thu thập Dữ liệu

3.1. Thu thập Dữ liệu Tự động

3.1.1. Tích hợp Hệ thống

3.1.2. Cấu hình Tự động hóa

3.1.3. Kiểm tra Tự động

3.2. Thu thập Dữ liệu Thủ công

3.2.1. Form Nhập liệu

3.2.2. Quy trình Phê duyệt

3.2.3. Khảo sát và Đánh giá

4. Quy trình Thu thập và Xử lý Dữ liệu

4.1. Quy trình Thu thập Dữ liệu Tự động

┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐
            │  Xác định   │     │  Thiết lập  │     │  Thu thập   │     │  Kiểm tra   │     │  Lưu trữ    │
            │  nguồn dữ   │────>│  kết nối    │────>│  dữ liệu    │────>│  dữ liệu    │────>│  dữ liệu    │
            │  liệu       │     │  API        │     │  tự động    │     │             │     │             │
            └─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘
  1. Xác định nguồn dữ liệu: Xác định các hệ thống chứa dữ liệu cần thu thập
  2. Thiết lập kết nối API: Cấu hình API để kết nối với các hệ thống nguồn
  3. Thu thập dữ liệu tự động: Thiết lập cron job hoặc webhook để thu thập dữ liệu
  4. Kiểm tra dữ liệu: Áp dụng quy tắc kiểm tra dữ liệu
  5. Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu ABMS

4.2. Quy trình Thu thập Dữ liệu Thủ công

┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐
            │  Thiết kế   │     │  Nhập liệu  │     │  Xác minh   │     │  Phê duyệt  │     │  Lưu trữ    │
            │  form       │────>│  thủ công   │────>│  dữ liệu    │────>│  dữ liệu    │────>│  dữ liệu    │
            │  nhập liệu  │     │             │     │             │     │             │     │             │
            └─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘
  1. Thiết kế form nhập liệu: Thiết kế form nhập liệu phù hợp với loại dữ liệu
  2. Nhập liệu thủ công: Người chịu trách nhiệm nhập liệu vào form
  3. Xác minh dữ liệu: Kiểm tra tính chính xác của dữ liệu
  4. Phê duyệt dữ liệu: Người có thẩm quyền phê duyệt dữ liệu
  5. Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu ABMS

4.3. Quy trình Xử lý Dữ liệu

┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐
            │  Thu thập   │     │  Làm sạch   │     │  Chuyển đổi │     │  Tính toán  │     │  Hiển thị   │
            │  dữ liệu    │────>│  dữ liệu    │────>│  dữ liệu    │────>│  KPI        │────>│  KPI        │
            │             │     │             │     │             │     │             │     │             │
            └─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘
  1. Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu từ các nguồn
  2. Làm sạch dữ liệu: Loại bỏ dữ liệu trùng lặp, không hợp lệ
  3. Chuyển đổi dữ liệu: Chuyển đổi dữ liệu thô thành dạng có thể sử dụng
  4. Tính toán KPI: Áp dụng công thức tính toán KPI
  5. Hiển thị KPI: Hiển thị KPI trên dashboard

5. Lưu trữ và Bảo mật Dữ liệu

5.1. Cấu trúc Lưu trữ Dữ liệu

Dữ liệu KPI sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu ABMS với cấu trúc như sau:

5.1.1. Bảng KPI_Data_Collection

Trường Kiểu dữ liệu Mô tả
collection_id INT ID của bản ghi thu thập dữ liệu
kpi_id INT ID của KPI
employee_id INT ID của nhân viên (nếu có)
department_id INT ID của bộ phận (nếu có)
value DECIMAL Giá trị thu thập được
collection_date DATETIME Ngày thu thập dữ liệu
source VARCHAR Nguồn dữ liệu
collection_method VARCHAR Phương pháp thu thập (Tự động/Thủ công)
collected_by INT ID của người thu thập
verified_by INT ID của người xác minh
approved_by INT ID của người phê duyệt
status VARCHAR Trạng thái (Draft/Verified/Approved)
notes TEXT Ghi chú

5.1.2. Bảng KPI_Data_Source

Trường Kiểu dữ liệu Mô tả
source_id INT ID của nguồn dữ liệu
source_name VARCHAR Tên nguồn dữ liệu
source_type VARCHAR Loại nguồn (API/Form/Survey)
connection_details TEXT Chi tiết kết nối (nếu là API)
status VARCHAR Trạng thái (Active/Inactive)
last_sync DATETIME Thời gian đồng bộ cuối cùng
created_by INT ID của người tạo
created_at DATETIME Thời gian tạo
updated_at DATETIME Thời gian cập nhật

5.1.3. Bảng KPI_Data_Validation

Trường Kiểu dữ liệu Mô tả
validation_id INT ID của quy tắc kiểm tra
kpi_id INT ID của KPI
validation_rule TEXT Quy tắc kiểm tra
min_value DECIMAL Giá trị tối thiểu hợp lệ
max_value DECIMAL Giá trị tối đa hợp lệ
status VARCHAR Trạng thái (Active/Inactive)
created_by INT ID của người tạo
created_at DATETIME Thời gian tạo
updated_at DATETIME Thời gian cập nhật

5.2. Bảo mật Dữ liệu

5.2.1. Phân quyền Truy cập

5.2.2. Mã hóa Dữ liệu

5.2.3. Audit Trail

6. Tích hợp với Hệ thống ABMS

6.1. Tích hợp API

6.1.1. API Thu thập Dữ liệu

6.1.2. API Xác minh Dữ liệu

6.1.3. API Tính toán KPI

6.2. Tích hợp Workflow

6.2.1. Workflow Thu thập Dữ liệu

6.2.2. Workflow Xác minh Dữ liệu

6.2.3. Workflow Tính toán KPI

6.3. Tích hợp Dashboard

6.3.1. Dashboard Thu thập Dữ liệu

6.3.2. Dashboard Xác minh Dữ liệu

6.3.3. Dashboard KPI

7. Kế hoạch Triển khai Thu thập Dữ liệu

7.1. Giai đoạn 1: Thiết lập Cơ sở Hạ tầng (Tháng 1)

7.2. Giai đoạn 2: Triển khai Thu thập Dữ liệu Tự động (Tháng 2)

7.3. Giai đoạn 3: Triển khai Thu thập Dữ liệu Thủ công (Tháng 3)

7.4. Giai đoạn 4: Tích hợp và Kiểm thử (Tháng 4)

7.5. Giai đoạn 5: Đào tạo và Triển khai (Tháng 5)

8. Đào tạo và Hỗ trợ

8.1. Đào tạo

8.2. Tài liệu

8.3. Hỗ trợ

9. Đánh giá và Cải tiến

9.1. Chỉ số Đánh giá

9.2. Quy trình Cải tiến

9.3. Lịch trình Đánh giá