Lưu trữ & Tính toán KPI

Đặc tả Lưu trữ và Tính toán Dữ liệu KPI

1. Tổng quan

Tài liệu này mô tả chi tiết cách thức dữ liệu KPI được thu thập sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu ABMS và các quy trình, công thức cụ thể để tính toán các chỉ số KPI.

2. Đặc tả Lưu trữ Dữ liệu KPI

2.1. Mô hình Dữ liệu (Chi tiết hóa từ `abms_implementation_design.md`)

Các bảng chính liên quan đến lưu trữ dữ liệu KPI:

2.1.1. Bảng `KPI_Data_Collection`

Lưu trữ dữ liệu thô được thu thập từ các nguồn khác nhau.

Trường	Kiểu dữ liệu	Khóa	Ràng buộc	Chỉ mục	Mô tả
`collection_id`	INT	PK	NOT NULL, AUTO_INCREMENT	YES	ID duy nhất của bản ghi thu thập
`kpi_id`	INT	FK (`KPI_Definition`)	NOT NULL	YES	ID của KPI liên quan
`employee_id`	INT	FK (`Employees`)	NULL	YES	ID của nhân viên (nếu là KPI cá nhân)
`department_id`	INT	FK (`Departments`)	NULL	YES	ID của bộ phận (nếu là KPI bộ phận)
`project_id`	INT	FK (`Projects`)	NULL	YES	ID của dự án (nếu liên quan)
`value`	DECIMAL(18,4)		NOT NULL		Giá trị dữ liệu thô thu thập được
`collection_date`	DATE		NOT NULL	YES	Ngày dữ liệu được thu thập/ghi nhận
`period`	VARCHAR(10)		NOT NULL	YES	Kỳ đánh giá (e.g., ‘2025-04’, ‘2025-Q2’)
`source_id`	INT	FK (`KPI_Data_Source`)	NOT NULL	YES	ID của nguồn dữ liệu
`collection_method`	VARCHAR(50)		NOT NULL		Phương pháp thu thập (e.g., ‘API_Sync’, ‘Manual_Input’, ‘Survey’)
`collected_by`	INT	FK (`Users`)	NULL		ID người nhập liệu (nếu thủ công)
`verified_by`	INT	FK (`Users`)	NULL		ID người xác minh
`approved_by`	INT	FK (`Users`)	NULL		ID người phê duyệt
`status`	VARCHAR(20)		NOT NULL, DEFAULT ‘Draft’	YES	Trạng thái (Draft, Verified, Approved, Rejected)
`notes`	TEXT		NULL		Ghi chú
`created_at`	DATETIME		NOT NULL, DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP		Thời gian tạo bản ghi
`updated_at`	DATETIME		NOT NULL, DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP ON UPDATE CURRENT_TIMESTAMP		Thời gian cập nhật bản ghi

2.1.2. Bảng `KPI_Evaluation`

Lưu trữ kết quả đánh giá KPI sau khi tính toán.

Trường	Kiểu dữ liệu	Khóa	Ràng buộc	Chỉ mục	Mô tả
`evaluation_id`	INT	PK	NOT NULL, AUTO_INCREMENT	YES	ID duy nhất của bản ghi đánh giá
`template_id`	INT	FK (`KPI_Template`)	NOT NULL	YES	ID của mẫu KPI được áp dụng
`employee_id`	INT	FK (`Employees`)	NOT NULL	YES	ID của nhân viên được đánh giá
`period`	VARCHAR(10)		NOT NULL	YES	Kỳ đánh giá (e.g., ‘2025-04’, ‘2025-Q2’)
`kpi_id`	INT	FK (`KPI_Definition`)	NOT NULL	YES	ID của KPI được đánh giá
`target`	DECIMAL(18,4)		NOT NULL		Mục tiêu của KPI trong kỳ
`actual`	DECIMAL(18,4)		NOT NULL		Giá trị thực tế đạt được
`achievement_rate`	DECIMAL(7,4)		NOT NULL		Tỷ lệ hoàn thành (Actual / Target)
`score`	DECIMAL(7,4)		NOT NULL		Điểm số KPI (sau khi áp dụng trọng số và thang điểm)
`weighted_score`	DECIMAL(7,4)		NOT NULL		Điểm số KPI đã nhân trọng số
`comments`	TEXT		NULL		Nhận xét của người đánh giá
`evaluation_date`	DATE		NOT NULL	YES	Ngày thực hiện đánh giá
`evaluator_id`	INT	FK (`Users`)	NOT NULL		ID của người thực hiện đánh giá
`status`	VARCHAR(20)		NOT NULL, DEFAULT ‘Pending’	YES	Trạng thái đánh giá (Pending, Reviewed, Finalized)
`created_at`	DATETIME		NOT NULL, DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP		Thời gian tạo bản ghi
`updated_at`	DATETIME		NOT NULL, DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP ON UPDATE CURRENT_TIMESTAMP		Thời gian cập nhật bản ghi

2.1.3. Bảng `KPI_Summary`

Lưu trữ điểm KPI tổng hợp cho từng nhân viên theo kỳ.

Trường	Kiểu dữ liệu	Khóa	Ràng buộc	Chỉ mục	Mô tả
`summary_id`	INT	PK	NOT NULL, AUTO_INCREMENT	YES	ID duy nhất của bản ghi tổng hợp
`employee_id`	INT	FK (`Employees`)	NOT NULL	YES	ID của nhân viên
`period`	VARCHAR(10)		NOT NULL	YES	Kỳ đánh giá (e.g., ‘2025-04’, ‘2025-Q2’)
`total_personal_score`	DECIMAL(7,4)		NULL		Tổng điểm KPI cá nhân
`total_team_score`	DECIMAL(7,4)		NULL		Tổng điểm KPI nhóm (nếu có)
`total_dept_score`	DECIMAL(7,4)		NULL		Tổng điểm KPI bộ phận
`total_company_score`	DECIMAL(7,4)		NULL		Tổng điểm KPI công ty
`final_kpi_score`	DECIMAL(7,4)		NOT NULL		Điểm KPI cuối cùng (dùng tính P3)
`p3_amount`	DECIMAL(18,2)		NULL		Số tiền lương P3 tương ứng
`summary_date`	DATE		NOT NULL	YES	Ngày tổng hợp
`status`	VARCHAR(20)		NOT NULL, DEFAULT ‘Calculated’	YES	Trạng thái (Calculated, Paid)
`created_at`	DATETIME		NOT NULL, DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP		Thời gian tạo bản ghi
`updated_at`	DATETIME		NOT NULL, DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP ON UPDATE CURRENT_TIMESTAMP		Thời gian cập nhật bản ghi

2.2. Quy ước Lưu trữ

Kỳ đánh giá (period): Sử dụng định dạng YYYY-MM cho kỳ tháng và YYYY-Qn cho kỳ quý (e.g., ‘2025-04’, ‘2025-Q2’).
Trạng thái (status): Sử dụng các giá trị được định nghĩa trước để quản lý quy trình (e.g., Draft, Verified, Approved, Rejected, Pending, Reviewed, Finalized, Calculated, Paid).
Chỉ mục (Indexing): Tạo chỉ mục trên các trường thường xuyên được sử dụng trong truy vấn (FKs, period, status, employee_id, kpi_id) để tối ưu hiệu suất.
Kiểu dữ liệu: Sử dụng DECIMAL cho các giá trị số để đảm bảo độ chính xác.

3. Đặc tả Tính toán KPI

3.1. Quy trình Tính toán Tổng quát

Thu thập Dữ liệu Thô: Dữ liệu được thu thập vào bảng KPI_Data_Collection và trải qua quá trình xác minh, phê duyệt.
Tổng hợp Dữ liệu Thực tế (actual): Dựa trên kpi_id và period, tổng hợp dữ liệu từ KPI_Data_Collection (đã được ‘Approved’) để có giá trị actual cho mỗi KPI trong kỳ.
- Ví dụ: KPI “Doanh thu bộ phận” sẽ tổng hợp tất cả các bản ghi doanh thu đã được phê duyệt trong kỳ.
So sánh với Mục tiêu (target): Lấy giá trị target từ KPI_Template và tính toán tỷ lệ hoàn thành (achievement_rate).
Tính điểm KPI (score): Áp dụng thang điểm và trọng số để tính điểm KPI.
Tổng hợp Điểm KPI: Tổng hợp điểm KPI theo các cấp độ (cá nhân, nhóm, bộ phận, công ty) và lưu vào KPI_Summary.
Tính toán P3: Dựa trên điểm KPI cuối cùng, tính toán lương hiệu suất (P3).

3.2. Công thức Tính toán Chi tiết

3.2.1. Tính Tỷ lệ Hoàn thành (`achievement_rate`)

Tùy thuộc vào loại KPI, công thức tính tỷ lệ hoàn thành sẽ khác nhau:

KPI Tăng (càng cao càng tốt):
```
achievement_rate = actual / target
```
Ví dụ: KPI “Doanh thu” với target = 100 triệu, actual = 120 triệu → achievement_rate = 120 / 100 = 1.2 (120%)
KPI Giảm (càng thấp càng tốt):
```
achievement_rate = (2 - actual / target) nếu actual <= target * 2
            achievement_rate = 0 nếu actual > target * 2
```
Ví dụ: KPI “Thời gian phản hồi” với target = 4 giờ, actual = 3 giờ → achievement_rate = (2 - 3/4) = 1.25 (125%)
KPI Đạt/Không đạt:
```
achievement_rate = 1 nếu actual >= target
            achievement_rate = 0 nếu actual < target
```
Ví dụ: KPI “Tuân thủ quy trình” với target = 100%, actual = 100% → achievement_rate = 1 (100%)

3.2.2. Tính Điểm KPI (`score`)

Điểm KPI được tính dựa trên tỷ lệ hoàn thành và thang điểm:

Thang điểm cơ bản (0-10):
```
score = min(10, achievement_rate * 10)
```
Ví dụ: achievement_rate = 1.2 → score = min(10, 1.2 * 10) = 10
Thang điểm có giới hạn trên:
```
score = min(max_score, achievement_rate * 10)
```
Ví dụ: achievement_rate = 1.2, max_score = 12 → score = min(12, 1.2 * 10) = 12
Thang điểm có thưởng vượt trội:
```
score = 10 nếu achievement_rate <= 1
            score = 10 + (achievement_rate - 1) * bonus_factor * 10 nếu achievement_rate > 1
```
Ví dụ: achievement_rate = 1.2, bonus_factor = 1.5 → score = 10 + (1.2 - 1) * 1.5 * 10 = 10 + 3 = 13

3.2.3. Tính Điểm KPI có Trọng số (`weighted_score`)

weighted_score = score * weight

Ví dụ: score = 9, weight = 0.25 → weighted_score = 9 * 0.25 = 2.25

3.2.4. Tính Tổng Điểm KPI theo Cấp độ

Tổng điểm KPI cá nhân:

total_personal_score = SUM(weighted_score) cho tất cả KPI cá nhân

Tổng điểm KPI nhóm:

total_team_score = SUM(weighted_score) cho tất cả KPI nhóm

Tổng điểm KPI bộ phận:

total_dept_score = SUM(weighted_score) cho tất cả KPI bộ phận

Tổng điểm KPI công ty:

total_company_score = SUM(weighted_score) cho tất cả KPI công ty

3.2.5. Tính Điểm KPI Cuối cùng (`final_kpi_score`)

Điểm KPI cuối cùng là tổng có trọng số của các cấp độ KPI:

final_kpi_score = (total_personal_score * personal_weight) +
                             (total_team_score * team_weight) +
                             (total_dept_score * dept_weight) +
                             (total_company_score * company_weight)

Ví dụ: - total_personal_score = 8.5, personal_weight = 0.6 - total_team_score = 9.0, team_weight = 0.1 - total_dept_score = 7.5, dept_weight = 0.2 - total_company_score = 8.0, company_weight = 0.1

→ final_kpi_score = (8.5 * 0.6) + (9.0 * 0.1) + (7.5 * 0.2) + (8.0 * 0.1) = 5.1 + 0.9 + 1.5 + 0.8 = 8.3

3.2.6. Tính Lương Hiệu suất (P3)

p3_amount = base_p3 * (final_kpi_score / 10)

Ví dụ: base_p3 = 5,000,000 VND, final_kpi_score = 8.3 → p3_amount = 5,000,000 * (8.3 / 10) = 4,150,000 VND

3.3. Quy trình Tính toán Theo Chu kỳ

3.3.1. Tính toán KPI Hàng tháng

Ngày 1-3 của tháng tiếp theo:
- Thu thập và xác minh dữ liệu KPI tháng trước
- Phê duyệt dữ liệu KPI
Ngày 4-5 của tháng tiếp theo:
- Tính toán tỷ lệ hoàn thành và điểm KPI
- Lưu kết quả vào KPI_Evaluation
Ngày 6-7 của tháng tiếp theo:
- Tổng hợp điểm KPI theo các cấp độ
- Tính điểm KPI cuối cùng và lương P3
- Lưu kết quả vào KPI_Summary
Ngày 8-10 của tháng tiếp theo:
- Xem xét và phê duyệt kết quả KPI
- Cập nhật trạng thái thành ‘Finalized’

3.3.2. Tính toán KPI Hàng quý

Ngày 1-5 của tháng đầu tiên quý tiếp theo:
- Thu thập và xác minh dữ liệu KPI quý trước
- Phê duyệt dữ liệu KPI
Ngày 6-10 của tháng đầu tiên quý tiếp theo:
- Tính toán tỷ lệ hoàn thành và điểm KPI
- Lưu kết quả vào KPI_Evaluation
Ngày 11-15 của tháng đầu tiên quý tiếp theo:
- Tổng hợp điểm KPI theo các cấp độ
- Tính điểm KPI cuối cùng và lương P3
- Lưu kết quả vào KPI_Summary
Ngày 16-20 của tháng đầu tiên quý tiếp theo:
- Xem xét và phê duyệt kết quả KPI
- Cập nhật trạng thái thành ‘Finalized’

4. Triển khai Tính toán KPI trên ABMS

4.1. Stored Procedures

Các stored procedures sẽ được tạo để tự động hóa quá trình tính toán KPI:

4.1.1. `sp_CalculateKPIActual`

Tổng hợp dữ liệu thực tế từ KPI_Data_Collection cho mỗi KPI trong kỳ.

CREATE PROCEDURE sp_CalculateKPIActual(IN p_period VARCHAR(10))
            BEGIN
                -- Tổng hợp dữ liệu thực tế cho mỗi KPI trong kỳ
                -- Kết quả được lưu vào bảng tạm thời hoặc trả về trực tiếp
            END;

4.1.2. `sp_CalculateKPIScore`

Tính toán điểm KPI dựa trên giá trị thực tế và mục tiêu.

CREATE PROCEDURE sp_CalculateKPIScore(IN p_period VARCHAR(10))
            BEGIN
                -- Lấy giá trị thực tế và mục tiêu
                -- Tính toán tỷ lệ hoàn thành và điểm KPI
                -- Lưu kết quả vào KPI_Evaluation
            END;

4.1.3. `sp_CalculateKPISummary`

Tổng hợp điểm KPI theo các cấp độ và tính điểm KPI cuối cùng.

CREATE PROCEDURE sp_CalculateKPISummary(IN p_period VARCHAR(10))
            BEGIN
                -- Tổng hợp điểm KPI theo các cấp độ
                -- Tính điểm KPI cuối cùng và lương P3
                -- Lưu kết quả vào KPI_Summary
            END;

4.2. Triggers

Các triggers sẽ được tạo để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và tự động cập nhật khi có thay đổi:

4.2.1. `trg_KPI_Data_Collection_After_Update`

Tự động cập nhật trạng thái và thông báo khi dữ liệu được xác minh hoặc phê duyệt.

CREATE TRIGGER trg_KPI_Data_Collection_After_Update
            AFTER UPDATE ON KPI_Data_Collection
            FOR EACH ROW
            BEGIN
                -- Kiểm tra nếu trạng thái thay đổi thành 'Approved'
                -- Gửi thông báo cho người liên quan
            END;

4.2.2. `trg_KPI_Evaluation_After_Insert`

Tự động cập nhật dashboard khi có đánh giá KPI mới.

CREATE TRIGGER trg_KPI_Evaluation_After_Insert
            AFTER INSERT ON KPI_Evaluation
            FOR EACH ROW
            BEGIN
                -- Cập nhật dashboard
            END;

4.3. Scheduled Jobs

Các scheduled jobs sẽ được thiết lập để tự động tính toán KPI theo lịch trình:

4.3.1. `job_CalculateMonthlyKPI`

Tự động tính toán KPI hàng tháng vào ngày 5 của tháng tiếp theo.

-- Tạo scheduled job để chạy vào ngày 5 hàng tháng
            -- Gọi các stored procedures: sp_CalculateKPIActual, sp_CalculateKPIScore, sp_CalculateKPISummary

4.3.2. `job_CalculateQuarterlyKPI`

Tự động tính toán KPI hàng quý vào ngày 10 của tháng đầu tiên quý tiếp theo.

-- Tạo scheduled job để chạy vào ngày 10 của tháng đầu tiên mỗi quý
            -- Gọi các stored procedures: sp_CalculateKPIActual, sp_CalculateKPIScore, sp_CalculateKPISummary

5. Ví dụ Tính toán KPI Cụ thể

5.1. Ví dụ 1: KPI Doanh thu Bộ phận Phát triển Kinh doanh

5.1.1. Dữ liệu Thu thập

Ngày	Giá trị (VND)	Nguồn	Trạng thái
2025-04-01	50,000,000	ABMS CRM	Approved
2025-04-10	75,000,000	ABMS CRM	Approved
2025-04-20	60,000,000	ABMS CRM	Approved
2025-04-30	45,000,000	ABMS CRM	Approved

5.1.2. Tính toán

Tổng hợp Dữ liệu Thực tế:

actual = 50,000,000 + 75,000,000 + 60,000,000 + 45,000,000 = 230,000,000 VND

So sánh với Mục tiêu:

target = 200,000,000 VND
            achievement_rate = 230,000,000 / 200,000,000 = 1.15 (115%)

Tính Điểm KPI:
```
score = min(10, 1.15 * 10) = 10
```

Tính Điểm KPI có Trọng số:

weight = 0.3
            weighted_score = 10 * 0.3 = 3

5.2. Ví dụ 2: KPI Thời gian Phản hồi Khách hàng

5.2.1. Dữ liệu Thu thập

Ngày	Giá trị (giờ)	Nguồn	Trạng thái
2025-04-05	3.5	ABMS CRM	Approved
2025-04-12	2.8	ABMS CRM	Approved
2025-04-19	4.2	ABMS CRM	Approved
2025-04-26	3.1	ABMS CRM	Approved

5.2.2. Tính toán

Tổng hợp Dữ liệu Thực tế:

actual = (3.5 + 2.8 + 4.2 + 3.1) / 4 = 3.4 giờ

So sánh với Mục tiêu:

target = 4 giờ
            achievement_rate = (2 - 3.4/4) = 1.15 (115%)

Tính Điểm KPI:
```
score = min(10, 1.15 * 10) = 10
```

Tính Điểm KPI có Trọng số:

weight = 0.15
            weighted_score = 10 * 0.15 = 1.5

5.3. Ví dụ 3: Tính Điểm KPI Cuối cùng và Lương P3

5.3.1. Tổng hợp Điểm KPI theo Cấp độ

Cấp độ	Tổng điểm	Trọng số
Cá nhân	8.5	0.6
Nhóm	9.0	0.1
Bộ phận	7.5	0.2
Công ty	8.0	0.1

5.3.2. Tính Điểm KPI Cuối cùng

final_kpi_score = (8.5 * 0.6) + (9.0 * 0.1) + (7.5 * 0.2) + (8.0 * 0.1)
                            = 5.1 + 0.9 + 1.5 + 0.8
                            = 8.3

5.3.3. Tính Lương P3

base_p3 = 5,000,000 VND
            p3_amount = 5,000,000 * (8.3 / 10) = 4,150,000 VND

6. Báo cáo và Trực quan hóa

6.1. Báo cáo KPI

6.1.1. Báo cáo KPI Cá nhân

Hiển thị tất cả KPI của nhân viên, giá trị thực tế, mục tiêu, tỷ lệ hoàn thành, điểm số
Hiển thị điểm KPI cuối cùng và lương P3
Hiển thị biểu đồ so sánh giữa các kỳ

6.1.2. Báo cáo KPI Bộ phận

Hiển thị tất cả KPI của bộ phận, giá trị thực tế, mục tiêu, tỷ lệ hoàn thành, điểm số
Hiển thị bảng xếp hạng nhân viên trong bộ phận
Hiển thị biểu đồ so sánh giữa các kỳ

6.1.3. Báo cáo KPI Công ty

Hiển thị tất cả KPI của công ty, giá trị thực tế, mục tiêu, tỷ lệ hoàn thành, điểm số
Hiển thị bảng xếp hạng bộ phận
Hiển thị biểu đồ so sánh giữa các kỳ

6.2. Dashboard KPI

6.2.1. Dashboard KPI Cá nhân

Hiển thị điểm KPI cuối cùng dưới dạng đồng hồ đo (gauge)
Hiển thị biểu đồ radar cho các KPI cá nhân
Hiển thị biểu đồ đường cho điểm KPI theo thời gian
Hiển thị lương P3 và so sánh với các kỳ trước

6.2.2. Dashboard KPI Quản lý

Hiển thị bảng xếp hạng nhân viên
Hiển thị biểu đồ nhiệt (heatmap) cho hiệu suất nhóm
Hiển thị biểu đồ cột cho các KPI bộ phận
Hiển thị biểu đồ đường cho điểm KPI bộ phận theo thời gian

7. Quy trình Kiểm tra và Xác minh

7.1. Kiểm tra Tính toán

Kiểm tra thủ công các tính toán KPI để đảm bảo độ chính xác
So sánh kết quả tính toán tự động với tính toán thủ công
Kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu giữa các bảng

7.2. Xác minh Kết quả

Xác minh kết quả KPI với người quản lý
Xác minh lương P3 với bộ phận nhân sự
Xác minh tính nhất quán của dữ liệu giữa các kỳ

7.3. Quy trình Điều chỉnh

Quy trình điều chỉnh mục tiêu KPI nếu cần
Quy trình điều chỉnh trọng số KPI nếu cần
Quy trình điều chỉnh công thức tính toán nếu cần